5 порад із безпеки бізнесу
З чого почати захист власного бізнесу
Насамперед потрібно провести юридичний та бухгалтерський аудит. Не кожен бізнес може дозволити собі замовити професійних аудиторів. Тому при обмежених бюджетах можна замовити послуги юриста і бухгалтера або, якщо маєте власних в штаті, дати завдання своїм працівникам.
Завдання аудиту — виявлення ризиків, які можуть випливати з юридичних та бухгалтерських документів, а також аналіз внутрішніх процесів на предмет безпеки. Загалом, рекомендую доручати це питання спеціалістам і консультуватись саме щодо вашого типу бізнесу.
Про внутрішню корпоративну безпеку
У внутрішній структурі, на мій погляд, лежить найбільше ризиків для вашого бізнесу. Компанія складається з людей, і саме вони, зазвичай, із середини завдають найбільшої шкоди. Найбільш розповсюджена причина негараздів — це емоції (образа, помста тощо). Зокрема, варто звернути увагу на наступне:
- Повноваження і права власників бізнесу, викладені в установчих документах (актуально для ТОВ або акціонерних товариств). Ви маєте знати, які ви та ваші партнери мають можливості та як саме ви можете впливати одне на одного.
- Аналіз роботи менеджменту компанії (керівників відділів та керівника компанії, якщо це наймані працівники). Важливо розуміти, які повноваження мають ці особи, а також зробити внутрішні документи з чіткими посадовими правами та обов’язками.
- Працівники і правила їх прийому на роботу. Важливо, щоби працівники залишали ваші проекти у стінах вашої компанії, а не віддавали чи продавали їх вашим конкурентам. Тому завжди підписуйте NDA (Договір про нерозголошення конфіденційної інформації). Самих людей варто перевіряти на предмет боргів, кредитів, судимостей.
- Можливість корпоративної корупції. Досить часто менеджери заробляють на тому, що роблять закупівлю у певного партнера і за це отримують «відкат». Потрібно виявляти та усувати цю проблему, оскільки вона дуже шкодить розвитку бізнесу.
- Корпоративне шпигунство. Існують ризики того, що працівники можуть продавати ідеї конкурентам або «зливати» їм ваших замовників.
- Систему документообігу. Регулювати хто, кому і як може передавати оригінали документів, як документи зберігаються, як документи знищуються або викидаються.
- Систему доступу до офісу (паролі від пульту охорони, ключі від офісу або відділів тощо).
Це лише основні питання, які пов’язані з внутрішньою безпекою компанії. Багато також залежить від виду діяльності, наприклад в IT-компанії своя специфіка, а у такої фінансової структури, як банк — зовсім інша.
Про безпеку при взаємодії з державними органами
У цьому питанні важливо насамперед розробити інструкції для керівників, де будуть прописані дії під час перевірки із податкової служби, СБУ чи інших органів. Саме керівники будуть першими, хто даватиме пояснення. Присутність адвоката чи штатного юриста при податковій перевірці чи обшуку повинна бути обов’язково забезпечена.
Також рекомендую провести інструктажі з працівниками. Зазвичай, при обшуках і перевірках працівники сприймають такі заходи дуже драматично. Наслідком може бути навіть те, що наступного дня буде великий відсоток звільнень. Найбільша проблема виникає тоді, коли працівники беруться самі надавати пояснення податковій чи СБУ. Тому людей варто готувати до подібних ситуацій, зокрема розповідати їм, що це — норма для бізнесу в Україні та пояснювати порядок дій при податкових перевірках або обшуках.
Щодо безпеки у співпраці з партнерами
Якщо партнер має зареєстровану компанію і платить за ваші замовлення вчасно або поставляє вам товар чи надає послуги хорошої якості, це не означає, що він згодом не стане причиною неприємностей. Партнер, який з’явився «вчора» потенційно несе ще більші ризики. Наприклад, у випадку проблем у компанії партнера, контролюючі органи (податкова, СБУ) можуть прийти і до вас з перевіркою. Тому рекомендується аналізувати кожного партнера на предмет судових процесів, особливо кримінальних проваджень, аналізувати виконавчі провадження.
Також слід обов’язково отримувати установчі документи для підтвердження повноважень посадових осіб та підписувати Договори про співпрацю. На практиці ви можете сформувати уявлення про партнера завдяки таким документам, як Фінансовий звіт або Баланс. Не зайвим буде перевірити документи про кількість працівників, приміщення тощо.
На кого покласти обов'язок з безпеки
Ідеальний варіант — це найнятий працівник, який займатиметься питаннями безпеки бізнесу. Та якщо у вас на початку розвитку компанії немає можливості найняти окремого працівника, рекомендую укласти договір із юристом або юридичною компанією, які знаються на подібних питаннях. Юристи зможуть всебічно проконсультувати вас та надати відповідну підтримку.
Ще один варіант — покласти обов’язок на штатного юриста, але важливо, щоби ваш юрист вмів закривати подібні питання з безпеки бізнесу. Рішення знайти можна завжди, головне — від початку поставитися до питань безпеки з відповідальністю. Отож, будуйте хоч і невелику, але власну службу безпеки. Можливо, саме ця порада, колись врятує ваш бізнес чи стартап.
